各部门、各学院：

  为确保我校2023年度归档完整、准确和及时，结合我校工作实际，现就有关工作安排如下：

  一、归档时间

  1.各党政部门在暑假前完成档案移交。

  2.各学院2023届毕业生档案归档需在毕业生离校前完成。

  二、归档范围

  （一）党政部门、教辅单位

  1.学校各职能部门2022年工作中产生和形成的各种载体形式、有查考利用价值的文件材料，具体参照《西安文理学院文件材料归档范围和保管期限表》（附件9）。

  2.归档文件材料包括纸质和相应的声像、电子、实物等不同载体材料。归档的声像档案应标识题名、人物、事件、时间、地点等要素；归档的电子档案须标明与纸质档案相符的标题及时间；每件实物档案也应有详细说明。

  3.以学校名义获得的各种证书、奖牌、奖杯、锦旗（市级以上）等以及在校际交流中具有保存价值的实物档案。

  （二）二级学院

  1.毕业生学籍表。

  2.高等学校毕业生登记表。

  3.本科生优秀论文和毕业设计。

  4.毕业生集体合影。

  5.辅修学业成绩单。

  6.学院在管理及教学活动中形成的其他各类具有保存利用价值的材料。（体育学院需归档运动会材料）

  三、归档程序

  （一）党政部门、教辅单位归档程序具体参见《党政部门、教辅单位归档流程》（附件4）及归档要求，将平时形成的文件（含电子文件）进行收集、整理、移交。移交档案材料时须从档案管理系统中打印《文件移交目录》（附件3），未输入档案管理系统的材料需填写《档案移交（接收）登记表》(附件2)，一式两份，交接双方签字并加盖所在单位印章后各留一份备查。

  （二）二级学院归档程序按照《二级学院归档流程图》（附件7）进行。毕业生学籍表在完成编码、编目工作后，需经教务处审查验收，加盖教务处印章，再办理移交。各学院移交档案材料时须填写《档案移交（接收）登记表》(附件2)，一式两份，交接双方签字并加盖所在单位印章后各留一份备查。

  （三）移交地点：档案馆（图书馆一层东侧）。

  四、归档要求

  （一）归档共性要求

  1.分管档案工作领导及兼职档案员如有变动，请将变动名单及时报至档案馆（未变动的不用交），以免延误工作，具体报送形式见附件1。

  2.各单位主管档案工作的领导要高度重视这项工作，督促兼职档案员按时完成2023年度归档任务。

  3.归档的文件材料必须是原件，复印件原则上不归档。归档材料必须完整，兼职档案员在整理过程中要逐件检查，不缺页、漏项。

  4.兼职档案员应将收集完整的文件材料进行初始鉴定。在档案馆的指导下进行分类、整理、排列，并按要求将归档文件目录输入档案网络管理系统，对于有电子文件的务必将其相应的电子文件全文上传至档案管理系统。

  5.校内调整、撤销机构的档案，由接收部门统一整理归档，任何人不得将其据为己有，或自行销毁。

  （二）毕业生档案整理要求

  1.毕业生学籍表、高等学校毕业生登记表分别以班级为单位组卷，并完成打页号、输入卷内目录（见附件5）等工作。

具体要求：页码应打在每页材料的右上角（目录及备考表除外）；在卷内目录中，每班最后一名学生应标注该生材料的起止页码，其他学生只需标明起始页即可；备考表（见附件8）填写后放在每班材料最后，其中应说明班内学生的学籍变动情况，并由负责老师签字。

  2.校级优秀毕业设计（论文）以专业为单位，和答辩委员会意见等材料共同组成案卷，并将答辩委员会等材料放在上面，论文附后。

  3.毕业生集体合影照片以班为单位，内容包括照片的纸质和电子版以及照片说明，说明包括拍摄时间、院、届、专业、班级及人物排序（见附件6）。

联系人：宋林雅  刘晓瑛     联系方式：88215404

  西安文理学院党政办公室

        2023年6月2日