各部门、各学院：

   为确保我校2024年度归档完整、准确和及时，结合我校工 作实际，现就有关工作安排如下：

一、归档时间 1.各党政部门在暑假前完成档案移交。 2.各学院2024届毕业生档案归档需在毕业生离校前完成。

二、归档范围

（一）党政部门、教辅单位

1.学校各职能部门2023年工作中产生和形成的各种载体形 式、有查考利用价值的文件材料，具体参照《西安文理学院文件 材料归档范围和保管期限表》（附件10）。

2.归档文件材料包括纸质和相应的声像、电子、实物等不同 载体材料。归档的声像档案应标识题名、人物、事件、时间、地点等要素；归档的电子档案须标明与纸质档案相符的标题及时间；每件实物档案也应有详细说明。

3.以学校名义获得的各种证书、奖牌、奖杯、锦旗（市级以上）等以及在校际交流中具有保存价值的实物档案。

（二）二级学院  

毕业生学籍表。

高等学校毕业生登记表。

本科生优秀论文和毕业设计(含设计作品）。 

毕业生集体合影。

辅修学业成绩单。

学院在管理及教学活动中形成的其他各类具有保存利用价值的材料。（体育学院需归档运动会材料）

三、归档程序

（一）党政、教辅单位参照附件4（《西安文理学院部门、 教辅单位归档流程》），将平时形成的文件（含电子文件）进行收集、整理、移交。移交目录从档案管理系统中打印（附件3）， 未输入档案管理系统的材料需填写《档案移交（接收）登记表》 (附件2)，一式两份，交接双方签字并加盖所在单位印章后各留一份备查。

（二）二级学院参照附件8（《西安文理学院二级学院归档流程》）。毕业生学籍表经学院、教务处审核验收、盖章及相关人员签字后，在档案馆进行扫描，然后完成编码、编目工作，再办理移交。各学院移交档案材料时须填写《档案移交（接收）登记表》(附件2)，一式两份，交接双方签字并加盖所在单位印章后各留一份备查。

（三）移交地点：档案馆（图书馆一层东侧）。

四、归档要求

（一）归档共性要求

分管档案工作领导及兼职档案员如有变动，请将变动名单及时报档案馆，以免延误工作（见附件1）。

各单位主管档案工作的领导要高度重视这项工作，督促兼职档案员按时完成2024年度归档任务。

归档的文件材料必须是原件，复印件原则上不归档。归档 材料必须完整，兼职档案员在整理过程中要逐件检查，不缺页、漏项。

兼职档案员应将收集完整的文件材料进行初始鉴定。在档案馆的指导下进行分类、整理、排列，并按要求将归档文件目录输入档案网络管理系统，有电子文件的务必将相应的电子文件全文上传至档案管理系统。

校内调整、撤销机构的档案，由接收部门统一整理归档，任何人不得将其据为己有，或自行销毁。

（二）毕业生档案整理要求

毕业生学籍表、高等学校毕业生登记表分别以班级为单位 组卷，并完成打页号、输入卷内目录（见附件5、6）等工作。 具体要求：材料正反面均应打码，正面在右上角，背面在左 上角（目录、备考表及空白面除外）（页码为三位数，如001）； 在卷内目录中，每班最后一名学生应标注该生材料的起止页码，其他学生只需标明起始页即可；备考表（附件9）中应说明班内 学生的学籍变动情况，并由负责老师签字，填写后放在每班材料最后。

校级优秀毕业论文（设计）以专业为单位，和答辩委员会意见等材料共同组成案卷，并将答辩委员会等材料放在上面，论文附后。

毕业生集体合影照片以班为单位，内容包括照片的纸质和电子版以及照片说明，说明包括拍摄时间、院、届、专业、班级 及人物排序（见附件6）。

休学、入伍、延毕学生的学籍表与毕业生登记表应在该学 生正式毕业时归档；肄业学生学籍表与同班学生同时归档。

联系人：宋林雅 刘晓瑛 苟海云

联系方式：88215404

西安文理学院党政办公室

2024年5月24日