各部门、各学院：

根据《西安文理学院档案管理办法》有关规定以及学校档案工作安排，为做好2026年度档案归档工作，确保各类档案及时、准确、完整归档，进一步推动学校档案工作规范化、制度化管理，现将2026年归档工作通知如下：

一、归档时间

1.各党政、教辅部门在暑假前完成档案移交。

2.各学院2026届新生入学登记表在10月底前完成移交；2026届毕业生档案在毕业生离校前完成归档；

3.基本建设类档案在项目完成后三个月内移交。

二、归档范围

（一）党政部门、教辅单位

1.2025年学校各单位在工作中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、实物等不同形式、载体的档案。归档的声像档案应标识题名、人物、事件、时间、地点等要素；归档的电子档案须标明与纸质档案相符的标题及时间；每件实物档案也应有详细说明。

2.往年应归档但尚未归档的各类档案。

（二）二级学院

1.本科生归档档案内容：

（1）新生入学登记表（新生入学当年移交）。

（2）毕业生学籍表。

（3）高等学校毕业生登记表。

（4）本科生优秀论文和毕业设计(含设计作品）。

（5）毕业生集体合影。

（6）辅修学业成绩单。

（7）学院在管理及教学活动中形成的其他各类具有保存利用价值的材料。

三、归档程序

（一）党政、教辅单位参照附件4（《西安文理学院部门、教辅单位归档流程》）。移交目录从档案管理系统中打印（附件3），未输入档案管理系统的材料需填写《档案移交（接收）登记表》(附件2)，一式两份，交接双方签字并加盖所在单位印章后各留一份备查。

（二）二级学院参照附件9（《西安文理学院二级学院归档流程》）。各学院移交档案材料时须填写《档案移交（接收）登记表》(附件2)，一式两份，并附毕业生学籍表、毕业生登记表及新生入学登记表目录（新生入学后移交）目录一式三份，交接双方签字并加盖所在单位印章后办理移交。

（三）移交地点：档案馆（图书馆一层东侧）。

四、归档要求

（一）归档共性要求

1.分管档案工作领导及兼职档案员如有变动，请将变动名单及时报档案馆，以免延误工作（见附件1）。

2.各单位主管档案工作的领导要高度重视这项工作，督促兼职档案员按时完成2026年度归档任务。

3.归档的文件材料必须是原件，复印件原则上不归档。归档材料必须完整，整理过程中要逐件检查，确保不缺页、漏项。

4.各部门应将收集完整的文件材料进行初始鉴定。在档案馆的指导下进行分类、整理、排列，并按要求将归档文件目录输入学校档案管理系统，有电子文件的务必将相应的电子文件全文上传至档案管理系统。

5.校内调整、撤销机构的档案，由接收部门统一整理归档，任何人不得将其据为己有，或自行销毁。

（二）本科生档案整理要求

1.新生入学登记表、毕业生学籍表、高等学校毕业生登记表分别以班级为单位组卷，并完成编页码、输入卷内目录（见附件5、6、7）等工作。

具体要求：材料正反面均应打码，正面在右上角，背面在左上角（目录、备考表及空白面除外）（页码为三位数，如001）；在卷内目录中，每班最后一名学生应标注该生材料的起止页码，其他学生只需标明起始页即可；备考表（附件10）中应说明班内学生的学籍变动情况，并由负责老师签字，填写后放在每班材料最后。

2.校级优秀毕业论文（设计）以专业为单位，和答辩委员会意见等材料共同组成案卷，并将答辩委员会等材料放在上面，论文附后。

3.毕业生集体合影照片以班为单位，内容包括照片的纸质和电子版以及照片说明，说明包括拍摄时间、院、届、专业、班级及人物排序（见附件8）。

4.休学、入伍、延期毕业学生的学籍表与毕业生登记表应在该学生正式毕业时归档；肄业学生学籍表与同班学生同时归档。

附件：

1.西安文理学院归档单位分管领导及兼职档案员信息表

2.西安文理学院档案移交(接收)登记表

3.文件移交目录（党政部门、教辅单位）（通过档案管理系统打印）

4.西安文理学院部门、教辅单位归档流程图（党政部门、教辅单位）

5.新生入学登记表目录（二级学院）

6.学籍档案目录（二级学院）

7.毕业生登记表档案目录（二级学院）

8.西安文理学院XX学院XX专业XX届X班毕业生合影说明（二级学院）

9.西安文理学院二级学院归档流程图（二级学院）

10.盒内备考表

西安文理学院党政办公室

2026年4月14日